青草茶的部落格

假設桃園市市民許大維先生於104年10月25日以電子郵件，向行政院院長電子信箱陳情，為其子女就讀桃園市甲乙國民小學，憂心遭禽流感感染及營養午餐蛋類食材安全問題，請行政院確實督促防範。本案經行政院於104年10月26日院長信箱轉桃園市政府後，經該府研究發展考核委員會列管，並於同年月27日轉請該府教育局，請該局就許先生陳情事項，所採行之具體防範措施，以及增設「快樂午餐、吃出健康」學校營養午餐食材登錄網站之訊息，一併逕復陳情人，試擬桃園市政府教育局答復許先生函。(104地特三等公文試題)
 
 
 

一、試為行政院擬一篇致所屬農業委員會公文，說明農夫如何偉大，應如何獎勵。
 

六、表尾區


    終於進入了公文「函」的最後一個單元了，這個單元裡面只有分成三個部分：「正副本」、「首長核章」、「附件」，三個項目中間都空一列書寫，如圖六-1。
圖六-1

 

      1、正副本：正本與副本各佔一列，為了表示正副本的字體較小，所以一格寫兩個字，寫的時候字體貼齊格子下緣，會讓版面看起來較整齊。正本的機關比較沒有問題，可以從題意中得知，至於甚麼時候該寫副本？我提供幾個方向供大家參考，可以填上監督的機關或上級機關，要求你發這個公文的機關，或是與辦理這件事情有相關的機關。若是真的想不出來，副本保持空白即可，無須勉強。

五、辦法區
 

「說明一」依據：在這份公文是依據什麼來辦理呢？大概可以分成「上級機關」、「監督機關」的命令，以及依據「某次會議的決議」，這三種情形，分別說明如下：
 
1、行政院所屬各部(會、行、處、局、署)行文給各縣市政府或各縣市政府所屬機關。

四、說明區
 
接下來就要進入「說明」的部份，進入正題之前，請先閱讀前述「文書處理手冊」第1頁至第14頁有關函寫作的部份，先對函的基本觀念有一些瞭解，會比較容易進入狀況。

三、主旨區
 

接下來的五個項目，「發文日期」、「發文字號」、「速別」、「密等及解密條件或保密期限」、「附件」，可以取每個項目開頭第一個字，編成像咒語一般的背誦口訣「發、發、速、密、附」（不是急急如律令，不要背錯了）。這五個項目，我通常都是以圖二-17，這樣的格式來排列，其中有三個重點：
（1）兩個字寫一格。
（2）字要貼齊格子的下緣，看起來比較整齊。

4、郵遞區號、受文者機關地址：在受文者的上方，有兩列小小的迷樣文字-（郵遞區號）、（受文者機關地址），它的功能是做甚麼的呢？在公文實務中，若是你的公文要請郵局寄送，在受文者的上方，寫上受文者的郵遞區號和地址，放進「開窗信封」，就不用另外在信封上寫地址和郵遞區號了。反之，若你的公文不是請郵局寄送，而是要請機關裡面遞送公文的人去遞送的話，就不用寫上這個項目。
圖二-7
 


什麼是「開窗信封」呢？很多人都有這個疑問？其實只不過是信封上有個洞而已，大家看一下，底下這兩張圖就會明白了，為了表現出各位的專業程度，在考試時建議加上這個項目。
圖二-8；圖二-9
 

二、表頭區
 
我將公文的組成，分成以下幾個區塊：「表頭區」、「主旨區」、「說明區」、「辦法區」、「表尾區」。緊接著繼續就各區的內容一一解析：