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假設桃園市市民許大維先生於104年10月25日以電子郵件,向行政院院長電子信箱陳情,為其子女就讀桃園市甲乙國民小學,憂心遭禽流感感染及營養午餐蛋類食材安全問題,請行政院確實督促防範。本案經行政院於104年10月26日院長信箱轉桃園市政府後,經該府研究發展考核委員會列管,並於同年月27日轉請該府教育局,請該局就許先生陳情事項,所採行之具體防範措施,以及增設「快樂午餐、吃出健康」學校營養午餐食材登錄網站之訊息,一併逕復陳情人,試擬桃園市政府教育局答復許先生函。(104地特三等公文試題)
 
 
 

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公文練習1-1.jpg

一、試為行政院擬一篇致所屬農業委員會公文,說明農夫如何偉大,應如何獎勵。
 

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六、表尾區


    終於進入了公文「函」的最後一個單元了,這個單元裡面只有分成三個部分:「正副本」、「首長核章」、「附件」,三個項目中間都空一列書寫,如圖六-1
圖六-1

圖6-1.jpg  

      1、正副本:正本與副本各佔一列,為了表示正副本的字體較小,所以一格寫兩個字,寫的時候字體貼齊格子下緣,會讓版面看起來較整齊。正本的機關比較沒有問題,可以從題意中得知,至於甚麼時候該寫副本?我提供幾個方向供大家參考,可以填上監督的機關或上級機關,要求你發這個公文的機關,或是與辦理這件事情有相關的機關。若是真的想不出來,副本保持空白即可,無須勉強。

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五、辦法區
 

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圖4-2.jpg

「說明一」依據:在這份公文是依據什麼來辦理呢?大概可以分成「上級機關」、「監督機關」的命令,以及依據「某次會議的決議」,這三種情形,分別說明如下:
 
1、行政院所屬各部(會、行、處、局、署)行文給各縣市政府或各縣市政府所屬機關。

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圖4-1.jpg

四、說明區
 
接下來就要進入「說明」的部份,進入正題之前,請先閱讀前述「文書處理手冊」第1頁至第14頁有關函寫作的部份,先對函的基本觀念有一些瞭解,會比較容易進入狀況。

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圖3-1.jpg

三、主旨區
 

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圖2-17.jpg

接下來的五個項目,「發文日期」、「發文字號」、「速別」、「密等及解密條件或保密期限」、「附件」,可以取每個項目開頭第一個字,編成像咒語一般的背誦口訣「發、發、速、密、附」(不是急急如律令,不要背錯了)。這五個項目,我通常都是以圖二-17,這樣的格式來排列,其中有三個重點:
1)兩個字寫一格。
2)字要貼齊格子的下緣,看起來比較整齊。

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4、郵遞區號、受文者機關地址:在受文者的上方,有兩列小小的迷樣文字-(郵遞區號)、(受文者機關地址),它的功能是做甚麼的呢?在公文實務中,若是你的公文要請郵局寄送,在受文者的上方,寫上受文者的郵遞區號和地址,放進「開窗信封」,就不用另外在信封上寫地址和郵遞區號了。反之,若你的公文不是請郵局寄送,而是要請機關裡面遞送公文的人去遞送的話,就不用寫上這個項目。
圖二-7
圖2-7.jpg  


什麼是「開窗信封」呢?很多人都有這個疑問?其實只不過是信封上有個洞而已,大家看一下,底下這兩張圖就會明白了,為了表現出各位的專業程度,在考試時建議加上這個項目。
圖二-8;圖二-9
圖2-89.jpg  

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圖2-1.jpg

二、表頭區
 
我將公文的組成,分成以下幾個區塊:「表頭區」、「主旨區」、「說明區」、「辦法區」、「表尾區」。緊接著繼續就各區的內容一一解析:

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3、接下來討論一下版面的配置,作答區共有7頁,必須要寫「作文」和「公文」兩個部份,我的建議是,作文用前面四頁(1-4)來寫,公文則用後面三頁(5-7)來寫,但是,考試一開始的時候,直接先翻到第5頁把公文寫完,寫完公文以後再回到第1頁寫作文。國文考試時間為2小時,公文的部分若是格式熟悉的話,20分鐘即可寫完,再利用10分鐘寫測驗的部分,剩下來的1小時30分鐘就能專心寫作文。我認為將時間這樣安排,是相當有效率的。不過提醒各位一點,有的人作文寫不到四頁,那公文就可以斟酌自己的狀況,從第4頁開始寫,而留下第1頁至第3頁寫作文。

    聊到這裡先解決一個大家的疑惑,常常有人問什麼時候要寫「辦法」?有時候看到正式公文都沒有寫「辦法」,寫或不寫,哪一種是對的呢?若是行政機關實務作業,公文中「辦法」本來就是可寫;可不寫,只要能完整表達公文中的意涵,有時候甚至只有「主旨」而已,連「說明」都省略了。問題是,現在是考試,你是盡量找機會發揮,讓閱卷老師有幫你加分的地方,還是盡量精簡,讓老師想幫你加分也不知道加在哪裡呢?寫或不寫「辦法」都是正確的,寫或不寫就由你自己的智慧來決定了。

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圖1-1.jpg

一、格式
 
1、首先,各位應該要了解的是,國家考試的公文比重非常的少,只有佔國文科的20%,而五等特考、初等考試及部分國家考試,目前已不考公文寫作這個項目了(註:自991月起,公務人員初等考試、五等特考、交通事業人員特考佐級、士級考試、交通事業人員升資考試士級晉佐級考試國文科全面改採測驗式試題),所以比較好的策略是,不要花太多的時間來準備公文,因為就算你花了大把的時間準備公文寫作,讓你在公文這個項目拿了滿分,就整體分數而言,也贏不了別人多少。在公文準備方面,你所要做的,就是以最有效率的方式,學一個通用的格式,寫出一個四平八穩,而且格式正確的公文答案,若是你的字跡端正、用字無誤、畫面美觀,再加上運氣好的話,在滿分20分的公文寫作項目,拿個1819分,應該不成問題。

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