六、表尾區


    終於進入了公文「函」的最後一個單元了,這個單元裡面只有分成三個部分:「正副本」、「首長核章」、「附件」,三個項目中間都空一列書寫,如圖六-1

圖六-1

圖6-1.jpg  

      1、正副本:正本與副本各佔一列,為了表示正副本的字體較小,所以一格寫兩個字,寫的時候字體貼齊格子下緣,會讓版面看起來較整齊。正本的機關比較沒有問題,可以從題意中得知,至於甚麼時候該寫副本?我提供幾個方向供大家參考,可以填上監督的機關或上級機關,要求你發這個公文的機關,或是與辦理這件事情有相關的機關。若是真的想不出來,副本保持空白即可,無須勉強。

2、首長核章:

(1)○長 ○○○(○○章):「○長」,指就是發文機關的首長職稱,如果發文機關是○部,這邊就寫「部長」;發文機關是○局,這邊就寫「局長」;不過有一點要注意,如果是發文機關是○○委員會,首長的職稱就不要直覺地寫「委員長或會長」,例如:行政院勞工委員會的首長職稱是「主任委員」。

(2)首長的姓名需不需要寫出來?答案是不需要的,只要寫上○○○就好了,不要畫蛇添足。

(3)(簽字章)與(蓋職章):函的上行文,最後要蓋首長職章;而平行文與下行文,最後要蓋首長簽字章,坊間有些公文的教科書並沒有寫上這個項目,寫上所用印信的種類,是為了向閱卷者表示,你知道要用甚麼種類的印信。

3、附件:在我試擬的公文範例中,文末我都會寫上一段「附件:○○○(內容略)」的文字,我的意思並不是公文上,有這幾個字,而是我們在公文實務上若有附件,會直接把那個附件放在公文後面,例如:○○○○計畫。可能是一本小冊子或是書刊什麼的,考試的時候我們沒辦法真的把這個小冊子直接放在公文後面,所以就寫個「附件:○○○(內容略)」代表後面有附件。這種寫法在比較舊的公文寫作書籍上可以看到,不過近來已經比較少見到了,所以很多人都不知道原由。寫或不寫都沒錯,考試的時候要不要用這樣的寫法,就看你自己個人的喜好。

 


To be continued…

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