五、辦法區

 

所謂「辦法」顧名思義,就是公文中提到的這件事情,應該如何去做,講到這裡,提醒各位一點,如果是上行文的話,就不要寫「辦法」這一段。原因我在之前的文章已經有提過了,不再贅述。另外,在下行文及平行文的辦法中,用詞的語氣,要有所不同,平行文要客氣一點,而下行文若是使用命令的語氣,亦無不可。

我常使用的「辦法」並沒有很多種,只要將重要的幾種寫法記熟後再加以交互運用,就能組合成無窮無盡的變化,我分析一下給各位朋友參考看看:

 

1、組成○○專案小組:這個單元通常是寫在辦法的第一項,至於寫的內容很簡單,通常是寫「請盡速邀請專家、學者及有關單位人員組成○○○小組,並依照本件所附○○要點(或○○辦法)切實執行」。

 

2、經費及核銷的問題:不管執行什麼樣的業務,都需要「錢」可以在「辦理」這一段交代,有關經費使用的問題,也是一個很好的作法,這一項的內容可以寫「執行本案所需經費,請由相關科目項下支應,如有不足,請循會計程序,報本○核撥。」

 

3、考核的規定:寫這項的意思是說,這個案子上級機關會派人來考核執行的成效,所以請執行機關要認真執行,不要太馬虎。本項內容可以寫成「本○將不定期派員赴各機關,考核本案執行成效,請於執行時保留相關檔案、照片及數據,以備查核。」

 

4、獎懲的特別規定:這項可以分成「獎」或是「懲」兩種態樣,只要寫其中一種即可,「獎」的內容可以寫成,「本案業經本○列為年終考核重點項目,執行本案有功人員,准予從寬敘獎」;「懲」的內容可以寫成,「本案攸關國人生命、財產安全甚鉅,請督促所屬人員切實執行,如有徇私違法,決不寬貸。」一般來說,基於管理Y理論的觀點,我們通常都是用鼓勵的方式,來敦促所屬機關辦事,因為大部分的考生,通常會加上這一段,而且是用「獎」的方式來寫,所以如果這件案子,是屬於影響公共安全、社會秩序的,不妨選用懲的方式來寫,在眾多考生之中,可讓閱卷者有耳目一新之感。

 

以上這四種「辦法」段的寫法,是最常使用的「橋段」,可以視情況斟酌使用,不見得每一種都要派上用場,而且也不是僅只有這四種寫法,大家可以多讀、多臨摹公文範例,就會有更多的新體會。


To be continued…

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