「說明一」依據:在這份公文是依據什麼來辦理呢?大概可以分成「上級機關」、「監督機關」的命令,以及依據「某次會議的決議」,這三種情形,分別說明如下:

 

1、行政院所屬各部(會、行、處、局、署)行文給各縣市政府或各縣市政府所屬機關。

例如:教育部給各縣市政府;教育部給各縣市政府教育局;教育部給各級學校,如果行文者是中央部會,其上級應該就是行政院,監督機關就是立法院,所以依據有以下幾種寫法:

(1)依據行政院○○年○○月○○日○○字第○○○○號函辦理。

(2)依據立法院○○年○○月○○日○○字第○○○○號函辦理。

(3)如果是依據開會後的決議,可以寫成,依據行政院○○年○○月○○日第○○次行政院會議決議辦理。

 

2、直轄市、縣市政府行文給所屬局處,例如:臺北市政府給臺北市政府交通局

(1)因為臺北市政府的上級業務主管機關就是中央部會,再加上給的對象是交通局,所以可以寫:「依據交通部○○年○○月○○日○○字第○○○○○號函辦理。」

(2)臺北市政府的民意監督機關是臺北市議會,所以依據可以寫:「依據臺北市議會○○年○○月○○日○○字第○○○○○號函辦理。」

(3)若是依據開會後的決議,可以寫成:「依據臺北市政府○○年○○月○○日第○○次市政會議決議辦理。」

 

3、其他類型的機關組合,請自行類推吧~

 

「說明二」本案緣起、目前狀況、嚴重性或重要性:本段的內容大概是用「本案緣起」、「目前狀況」、「嚴重性或重要性」這三個單元來組合,所謂本案緣起,簡單來說就是為什麼要發這個公文?而目前狀況,要寫的是,公文中提到的這件事情,目前發展的情況;嚴重性或重要性,要寫的內容是,為什麼這件事很重要?如果不做會產生什麼樣的後果?我舉幾個我自己常用的說明二給大家參考:

 

1、傳染病的防治:邇來,國際間○○○○疾病疫情方興未艾,美洲及歐洲國家接連傳出多人感染的消息,恐有爆發全球大流行的趨勢,由於我國位於世界交通樞紐,與國際間往來頻繁,且國內目前已有數名疑似病例,請各○○確實宣導○○疾病防範機制,並配合中央政府疾病防治措施,務求危害能減至最低。

 

2、加強宣傳○○活動:鑒於○○已蔚為風尚,並為國人所重視,請各○○確實宣導○○正確的作法,並配合中央政府○○措施,務求○○能帶給全體國民健康的生活。

 

確實辦理○○業務:本案攸關國人生活及國家施政甚鉅,執行績效之良窳影響深遠,請相關單位謹慎作業,並確實辦理○○業務。 

    寫到這裡,我突然想到最近看到的一則新聞,有關大陸網路流傳的「領導的萬用發言稿」,我把內容轉錄在底下,該篇「領導的萬用發言稿」雖然文字很多,又有許多漂亮形容詞和口號來堆砌包裝,不過內容卻很貧乏、空泛,再回頭看看我寫的公文範例,不也是一種萬用的公文嗎?想到這裡就不禁覺得莞爾^_^

 

(文章引用自:http://udn.com/NEWS/MAINLAND/MAI1/4960043.shtml

「萬用發言稿」開頭是:

「今天,我們在這裡召開○○會議,我認為是十分有必要的,這對於○○工作的開展,具有十分重要的指導意義。希望在座同志,認真領會,深刻理解。回去後,要傳達○○同志的講話精神,並認真落實,實抓實幹,與時俱進推動○○工作的順利開展,努力開創○○工作的新局面。」

 

接下來是演說者對○○工作的「幾點」補充意見:

 

一、要從思想上提高認識,充分領會○○工作的重要性和必要性;目前○○工作已開創很大的局面,取得很大的成績,但是還要從深度和廣度,更加推進○○工作。最重要的一點是提高認識。

二、要加強落實,各級領導要把○○工作,列入日常議事日程,要具體部署,認真執行,創造必要的物質條件和輿論境,紮紮實實推動○○工作的開展。

三、要加強協調工作。歷史證明,「團結是我黨消除一切困難的有力武器,關於○○工作也是一樣」,各級領導要加強協調工作,把上下、左右、各方面、各方環節有機結合起來,步調一致地推進○○工作的開展。

四、要在實踐中,探索○○工作與市場經濟有機結合的新路子。

 

萬用發言稿結語是:對於○○工作,政府是非常重視的,大家要振奮精神,多幹實事,少說空話,開拓進取,「努力開創○○工作的新局面,謝謝各位!」

「說明三」附件:常常有朋友問,什麼時候要加附件?要加什麼附件?其實這個問題的答案蠻簡單的,如果題目有要求要加附件,那當然就一定要加,如果題目沒有要求要加附件,那就自行依你的公文內容,來決定要不要加附件。如果這個地方有寫上附件,同時要檢查一下表頭區是否有寫附件,這兩個地方是一致的。

 

在我參加國家考試時及我所提供的自擬公文範例中,我都會習慣加上附件,不過我也不確定這樣的作法,對分數有正面還是負面的影響,因為我沒有比較過,加上附件與不加附件的差異。如果想要採用像我這樣假設有附件作法的朋友,可以用○○○○○○要點、○○○○○○辦法,這類的名稱。有時候我會問自己,為什麼我很習慣加上附件呢?我想這是因為,在這篇公文中,附件是唯一我能自己決定的部分,不管是要不要加附件,以及附件的名稱,我都可以自己發揮創意。

 

第二種:省略了上面看起來很複雜的「依據」,直接從本案的緣起開始寫,通常是你對題目的議題較瞭解時,所採用的寫法,因為瞭解本案議題,所以才有比較多的內容可以寫。

圖四-2
圖4-2.jpg  


只顧著講「說明」的內容,忘記提醒要注意「說明」段的格式,如果「說明」的內容不只一段的時候,說明的內容要從「說明:」次ㄧ列開始寫,而段號就從第二格開始寫,而在第三格寫上頓號「、」,讓「、」與上一列的「:」對齊,如圖:四-3

圖四-3
圖4-3.jpg  


  


To be continued…

創作者介紹
創作者 青草茶 的頭像
青草茶

青草茶的部落格

青草茶 發表在 痞客邦 留言(0) 人氣()