四、說明區

 

接下來就要進入「說明」的部份,進入正題之前,請先閱讀前述「文書處理手冊」第1頁至第14頁有關函寫作的部份,先對函的基本觀念有一些瞭解,會比較容易進入狀況。

另外,因為公文「函」的行文對象的不同,可分為,對上級或下級機關、與同級機關、與不相隸屬之機關、與民眾之間的公文。我們常根據行文的對象不同,把函區分成以下這幾種形式:

u    上行文:對上級機關。

u    平行文:對同級機關、不相隸屬之機關。

u    下行文:對下級機關。

u    民眾申請函與答復民眾函:對民眾。

因為撰寫函的內容時,會因為上面這些類型不同,而使用不同的措辭,措辭是公文上重要的評分項目,搞錯了是會扣分的,好比拿筷子來吃排餐,就不太符合用餐禮儀,這就是公文的遊戲規則,玩遊戲時,想要贏得勝利,首要工作就是要搞清楚遊戲規則,國家考試亦是如此。我整理部分公文常用的用語如下:

 

1、稱謂:稱謂的部份,不建議記太多種,每種類型只要記一個代表性的就好。

(1)對上級機關:

A.有隸屬關係用語為「鈞」,例如:鈞部、鈞局、鈞府、鈞院。

B.無隸屬關係用語為「大」,例如:大部、大局、大府、大院。

(2)對平行機關及下行機關,無論有無隸屬關係,都可以用「貴」,例如:貴部、貴局、貴府、貴院。

2附送語:

(1)對上級機關:檢陳。

(2)對平行機關及下行機關:檢附、檢送。

3期望語: 期望語的種類,期望語的意思,就是希望對方怎麼做的意思,「請查照」,就是請對方機關(平行機關或下級機關)查照辦理的意思;「請 鑒核」是專指請上級機關鑒覽核定的意思,類似意思的還有「請 核備」、「請 核轉」;另外還有「請查照惠復」、「請查照見復」,請你辦完以後回復我;「請照辦」,意思就是請對方照主旨辦理。實務上,我們必須要根據主旨的意思不同,而使用各種不同的期望語,例如:必須要對方回復的,就應該使用「請查照惠復」、「請查照見復」,上級核定之後,還要轉到其他機關的,就使用「請 核轉」,不過在公文考試上,不建議區分的那麼複雜,就使用「請查照。」「請 鑒核。」這兩組即可,並以受文者性質的不同來使用,「請查照。」用在受文者是下級機關和平行機關;「請 鑒核。」用在受文者是上級機關。

 

我曾聽這樣的譬喻,公文的「主旨」「說明」「辦法」的寫作要旨,可以用「人」來作比喻,「主旨」是人的頭臉;「說明」是人的身體軀幹;「辦法」是人的手腳,因為這三個部份的功能分別是:

「主旨」為全文精要,目的是說明行文的目的和期望。(看到人的臉部表情,就知道這個人的大概意思和心情)

「說明」敘述本案的起因、來龍去脈、詳細事實及分析未來趨勢,簡單來說就是敘述本案的過去、現在與未來。(人的身體連接頭和手腳,代表承上啟下)

「辦法」顧名思義,就是交代該怎麼做。(手腳,表示要去行動、做事)

 

「函」的表頭區以及主旨的寫法,即使是初學者,只要參考前面的文章,應該很快就能駕輕就熟,因為那些部份,主要是格式的問題而已,而底下要談論的「說明」則是根據公文主旨,寫一段短文,內容就複雜許多。曾經有很多位不擅長國家考試作文的朋友,來詢問我,提高作文分數的方法,有鑑於此,我有整理出一個作文的「抄寫法」給他們參考(註:抄寫法,請參閱青草茶的部落格),公文中說明的部分,也可以利用抄寫法來作練習,由於國考公文的內容有大致的模式,只要抄寫練習的題目夠多,自然就能歸納出寫作的方法。

不過「抄寫法」畢竟只是捷徑,是我為了應付國家考試,想在短期內能提高分數,所想出的竅門,比較正式的練習方法,應該是先從文章「骨幹」開始,再將文章的「肉」填上去,最後再來處理文辭修飾的「皮毛」問題,由內而外充實,文章才會綿密紮實,所以在討論公文「說明」的寫法時,我想先從說明的「骨架」談起,再依序探討內容及修辭。

 

我提供的公文範例,有底下兩種我最常用的說明「骨架」

 

第一種:是我最初學習公文時的「原型」,利用「說明一」的依據,及「說明三」的附件,將主要內容「說明二」包夾起來,給人中規中矩的感覺,這個類型運用的範圍甚廣,幾乎90%的題目都能利用這個原型,寫出適當的公文內容,這種原型有一點像是練功夫時的基本招式,如果功力深厚,好好練習這種原型,就足以克敵致勝。喜歡金庸小說的朋友應該會記得天龍八部中的這一幕,虛竹小和尚,拳腳功夫稀鬆平常,他以一招少林寺的入門拳法羅漢拳中的黑虎偷心,就打的武林高手左絀右支,正是憑藉這他深厚的內功阿!(沒看過金庸小說的朋友,如果不知道我在說什麼,請自行略過這一段)

圖四-1
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To be continued…

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