三、主旨區

 

除了少數有公文寫作實務經驗的國考生之外,大多數的人對公文寫作,感到最困難的部分,應該是公文函的「主旨」、「說明」、「辦法」該寫些什麼?這三個部分才是公文的精髓所在。繼「函」的表頭區,本段落就要來說明一下「主旨」的寫法,「主旨」是由兩個部分所構成,「函的主要意旨」及「期望語」,我舉例子來說明:

 

1、   「函的主要意旨」,就是指這個函主要內容是什麼,像底下這個主旨,亮色的部分就是函的主要意旨。

圖三-1
圖3-1.jpg  

分析歷年來的公文考試題型,函的主要意旨,依照出題的方法有三種寫法:

(1)   第一種比較簡單,可以照題目抄寫,例如97年原住民特考四等考試的公文題目:『試擬行政院原住民族委員會致函各直轄市、縣(市)政府:應加強推動原住民歷史文化的蒐羅、保存和展示等藝文活動,以發揚台灣的原住民文化。』

主旨就可以寫:『請加強推動原住民歷史文化的蒐羅、保存和展示等藝文活動,以發揚台灣的原住民文化,請 查照。』

 

(2)   至於第二種題型,算是一種情境題,比較麻煩,必須自己歸納出主要意旨,例如97年原住民特考三等考試的公文題目:國立臺灣史前文化博物館教育資源中心已於91817日正式對外開放,館藏考古學、人類學、民族學、自然史及臺灣原住民等相關主題的圖書及影音資料,可提供觀眾學習認知的機會與環境,歡迎各縣市中小學以「戶外教學」方式提出申請,至該館參觀訪問。試擬國立臺灣史前文化博物館致各縣市中小學函。』

主旨如果照上述題目抄寫,可能會太長,所以必須自己歸納重點,我會將上面這題的主旨,依照題意改寫成:『本館教育資源中心已於91817日正式對外開放,歡迎各縣市中小學以「戶外教學」方式,至本館參觀訪問,請 查照。』

 

(3)   以上這兩種題型都還算比較好抓重點,因為重要的詞句都在題目中,只要摘出重點即可,第三種題型更困難,題目只描述情境,少有適合摘取的詞句,例如:95年初等考試第一梯次的公文題目:『劉君,因公司經營上需要,奉派肯亞(國名)之國外分公司主持業務,全家因而遷居肯亞。民國94年底,從友人口中獲悉必須換發國民身分證。劉君因一時無法回國,又不知如何辦理手續,爰書妥信函一封,寄達其原來所轄之戶政事務所,請求戶政事務所告知其如何辦理手續。假設您是該戶政事務所承辦人員,請您參照附件資料(第三張至第五張),以戶政事務所正式公文回復劉君。』

如果是遇到這樣的情境題,就要靠平常多練習,才能歸納出適合的主旨了。上面這題我會將主旨寫成:『有關 臺端函詢如何辦理國民身分證換發手續一案,復如說明,請查照。』

 

2、   主旨區的第二部分,期望語,也就是一般常聽說的「請查照。」「請 鑒核。」這部分看似簡單,只有短短幾個字,不過還是有些奧妙在其中,我分述如下:
期望語的種類,期望語的意思,就是希望對方怎麼做的意思,「請查照」,就是請對方機關(平行機關或下級機關)查照辦理的意思;「請 鑒核」是專指請上級機關鑒覽核定的意思,類似意思的還有「請 核備」、「請 核轉」;另外還有「請查照惠復」、「請查照見復」,請你辦完以後回復我;「請照辦」,意思就是請對方照主旨辦理。實務上,我們必須要根據主旨的意思不同,而使用各種不同的期望語,例如:必須要對方回復的,就應該使用「請查照惠復」、「請查照見復」,上級核定之後,還要轉到其他機關的,就使用「請 核轉」,不過在公文考試上,不建議區分的那麼複雜,就使用「請查照。」「請 鑒核。」這兩組即可,並以受文者性質的不同來使用,「請查照。」用在受文者是下級機關和平行機關;「請 鑒核。」用在受文者是上級機關。

 

3、   要不要使用「抬頭」?文章中為表示對對方的敬意,我們會有「抬頭」的寫法,抬頭又分兩種:

(1)挪抬,在人名及稱謂的前面留一個字的空白,例如:當時 孫逸仙博士拿起...

(2)平抬,是更加尊敬的書寫方式,使用時將人名直接換行換一行,頂格書寫。

 

公文裡的空一格,就是使用上述「挪抬」的作法,因此就一般使用而言,對上或是平行的機關,會使用「挪抬」,對下屬機關就比較不需要「挪抬」。所以這裡的期望語(「請查照。」「請鑒核。」)需不需要空格,可以依這個原則來處理。不過,在我服務的機關中,也有要求不論上行、下行、平行文一律都空格以示尊敬的。關於「抬頭」這一點,我再補充說明一下,下級機關給上級機關的上行文,當然要尊敬,故使用「挪抬」空一格;不相隸屬的平行機關間互相行文,一樣可以尊敬,故也可以使用「挪抬」空一格;至於給下屬的文一般來講,是不用講究什麼尊不尊敬的,所以通常不空格,不過空格也沒錯(禮多人不怪)。我認為現在的機關,即使是上下隸屬,大家也是彼此協助、互相合作,負責的工作層級不同罷了,不必強調誰是長官誰是下屬的舊觀念,在公文用詞上互相多尊重對方一下無妨。

 

4、   標點符號:有朋友問我一個問題,公文函的主旨中,期望語之前要打上「,」還是「。」;另外期望語結束時,應該要用「。」還是「!」。在這之前,我從來都沒想過這個問題,我總是在期望語之前打上「,」;期望語之後打上「。」,為了解答這個疑問,我參考行政院研考會出版的「文書處理手冊」(註:99122日修訂,在行政院研究考核發展委員會的網站,可以下載「文書處理手冊」電子檔,網址:http://www.rdec.gov.tw/)。依照「文書處理手冊」附錄4、標點符號用法表(第60頁)的說明:

「,」用在文句中要讀斷的地方。

「。」用在一個意義完整文句的後面。

「!」用在表示感嘆、命令、請求、勸勉等文句的後面。

因此,我認為期望語之前因為整個主旨的語氣尚未結束,不適宜用句號,應該用逗號較合適,實務上在這個位置上也只看過逗號;而期望語之後,依照標點符號的用法,似乎用驚嘆號也沒錯(可用於祈使句之後),但是在實務上似乎較為少見,考試時我還是在期望語之末,以句號作結束,供大家參考看看。

 

 


To be continued…

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