三、主旨區
除了少數有公文寫作實務經驗的國考生之外，大多數的人對公文寫作，感到最困難的部分，應該是公文函的「主旨」、「說明」、「辦法」該寫些什麼？這三個部分才是公文的精髓所在。繼「函」的表頭區，本段落就要來說明一下「主旨」的寫法，「主旨」是由兩個部分所構成，「函的主要意旨」及「期望語」，我舉例子來說明：
1、 「函的主要意旨」，就是指這個函主要內容是什麼，像底下這個主旨，亮色的部分就是函的主要意旨。
圖三-1
分析歷年來的公文考試題型，函的主要意旨，依照出題的方法有三種寫法：
(1) 第一種比較簡單，可以照題目抄寫，例如97年原住民特考四等考試的公文題目：『試擬行政院原住民族委員會致函各直轄市、縣（市）政府：應加強推動原住民歷史文化的蒐羅、保存和展示等藝文活動，以發揚台灣的原住民文化。』
主旨就可以寫：『請加強推動原住民歷史文化的蒐羅、保存和展示等藝文活動，以發揚台灣的原住民文化，請 查照。』
(2) 至於第二種題型，算是一種情境題，比較麻煩，必須自己歸納出主要意旨，例如97年原住民特考三等考試的公文題目：『國立臺灣史前文化博物館教育資源中心已於91年8月17日正式對外開放，館藏考古學、人類學、民族學、自然史及臺灣原住民等相關主題的圖書及影音資料，可提供觀眾學習認知的機會與環境，歡迎各縣市中小學以「戶外教學」方式提出申請，至該館參觀訪問。試擬國立臺灣史前文化博物館致各縣市中小學函。』
主旨如果照上述題目抄寫，可能會太長，所以必須自己歸納重點，我會將上面這題的主旨，依照題意改寫成：『本館教育資源中心已於91年8月17日正式對外開放，歡迎各縣市中小學以「戶外教學」方式，至本館參觀訪問，請 查照。』
(3) 以上這兩種題型都還算比較好抓重點，因為重要的詞句都在題目中，只要摘出重點即可，第三種題型更困難，題目只描述情境，少有適合摘取的詞句，例如：95年初等考試第一梯次的公文題目：『劉君，因公司經營上需要，奉派肯亞（國名）之國外分公司主持業務，全家因而遷居肯亞。民國94年底，從友人口中獲悉必須換發國民身分證。劉君因一時無法回國，又不知如何辦理手續，爰書妥信函一封，寄達其原來所轄之戶政事務所，請求戶政事務所告知其如何辦理手續。假設您是該戶政事務所承辦人員，請您參照附件資料（第三張至第五張），以戶政事務所正式公文回復劉君。』
如果是遇到這樣的情境題，就要靠平常多練習，才能歸納出適合的主旨了。上面這題我會將主旨寫成：『有關 臺端函詢如何辦理國民身分證換發手續一案，復如說明，請查照。』
2、 主旨區的第二部分，期望語，也就是一般常聽說的「請查照。」「請 鑒核。」這部分看似簡單，只有短短幾個字，不過還是有些奧妙在其中，我分述如下：
期望語的種類，期望語的意思，就是希望對方怎麼做的意思，「請查照」，就是請對方機關（平行機關或下級機關）查照辦理的意思；「請 鑒核」是專指請上級機關鑒覽核定的意思，類似意思的還有「請 核備」、「請 核轉」；另外還有「請查照惠復」、「請查照見復」，請你辦完以後回復我；「請照辦」，意思就是請對方照主旨辦理。實務上，我們必須要根據主旨的意思不同，而使用各種不同的期望語，例如：必須要對方回復的，就應該使用「請查照惠復」、「請查照見復」，上級核定之後，還要轉到其他機關的，就使用「請 核轉」，不過在公文考試上，不建議區分的那麼複雜，就使用「請查照。」「請 鑒核。」這兩組即可，並以受文者性質的不同來使用，「請查照。」用在受文者是下級機關和平行機關；「請 鑒核。」用在受文者是上級機關。
3、 要不要使用「抬頭」？文章中為表示對對方的敬意，我們會有「抬頭」的寫法，抬頭又分兩種：
(1)挪抬，在人名及稱謂的前面留一個字的空白，例如：當時 孫逸仙博士拿起...。
(2)平抬，是更加尊敬的書寫方式，使用時將人名直接換行換一行，頂格書寫。
公文裡的空一格，就是使用上述「挪抬」的作法，因此就一般使用而言，對上或是平行的機關，會使用「挪抬」，對下屬機關就比較不需要「挪抬」。所以這裡的期望語（「請查照。」「請鑒核。」）需不需要空格，可以依這個原則來處理。不過，公文中抬頭的寫法自104年3月25日行政院院臺綜字第1040127907號函之後已經統一不再採用了，因此現在同學們考試時，在期望語的這個地方，已經不需要空一格了。
104年3月25日行政院院臺綜字第1040127907號函
主旨：為使各機關處理公文有一致遵循標準，自即日起有關公文之期望、目的及稱謂用語，均無須挪抬（空格）書寫，請查照並轉知所屬。
4、 標點符號：有朋友問我一個問題，公文函的主旨中，期望語之前要打上「，」還是「。」；另外期望語結束時，應該要用「。」還是「！」。在這之前，我從來都沒想過這個問題，我總是在期望語之前打上「，」；期望語之後打上「。」，為了解答這個疑問，我參考行政院研考會出版的「文書處理手冊」（註：99年1月22日修訂，在行政院研究考核發展委員會的網站，可以下載「文書處理手冊」電子檔，網址：http://www.rdec.gov.tw/）。依照「文書處理手冊」附錄4、標點符號用法表（第60頁）的說明：
「，」用在文句中要讀斷的地方。
「。」用在一個意義完整文句的後面。
「！」用在表示感嘆、命令、請求、勸勉等文句的後面。
因此，我認為期望語之前因為整個主旨的語氣尚未結束，不適宜用句號，應該用逗號較合適，實務上在這個位置上也只看過逗號；而期望語之後，依照標點符號的用法，似乎用驚嘆號也沒錯(可用於祈使句之後)，但是在實務上似乎較為少見，考試時我還是在期望語之末，以句號作結束，供大家參考看看。
To be continued…
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