青草茶的部落格

接下來的五個項目，「發文日期」、「發文字號」、「速別」、「密等及解密條件或保密期限」、「附件」，可以取每個項目開頭第一個字，編成像咒語一般的背誦口訣「發、發、速、密、附」（不是急急如律令，不要背錯了）。這五個項目，我通常都是以圖二-17，這樣的格式來排列，其中有三個重點：

（1）兩個字寫一格。

（2）字要貼齊格子的下緣，看起來比較整齊。

（3）附件與主旨之間要空一列，讓篇幅不會顯的太壅擠，如下圖二-17。

圖二-17
 

6、發文日期：此項沒有什麼可以爭議的，就依照圖二-17寫上相同字樣即可。有的考生會問，是不是該寫上考試當天的日期，依版主的經驗，沒有這個必要。萬一寫錯反而懊惱，請使用萬用符號○○來代替日期即可，無須畫蛇添足。

7、發文字號：這部份也請依照圖二-17的樣式來寫就可以了，至於有些考生會苛求，寫上正確的發文字號，例如：內政部，內授中辦地字；法務部，法令字……，就連發文的編號，也想要填上正確的位數，依版主的經驗，這些都沒有必要，光是內政部裡，不同單位的發文號都不同，你也記不住那麼多的發文號，所以比較恰當的方法，是讓此項跟上面發文日期的長度對齊，這樣看起來畫面比較整齊，與其去求發文字號的正確性，不如讓畫面美觀整齊來的恰當。

8、速別：依文書處理手冊上的規定，公文速別分成三種，「最速件」、「速件」、「普通件」，普通件不必填寫速別。此欄位代表的意思，是希望對方辦理此件公文的速度，原則上你可以任意填上你希望的速度，不過若是下級單位給上級單位的文，依慣例還是不要填上最速件和速件，原因是下級不宜指揮上級辦理的速度，以免有違行政倫理。在考試的時候若是上級給下級的題目，我習慣寫「最速件」，供大家參考看看。

9、密等及解密條件或保密期限：依文書處理手冊上的規定，密等分成「絕對機密」、「極機密」、「機密」、「密」等四種，如非密件，則不必填寫任何字樣，保持空白即可。一般考試不用填寫維持本欄位空白就可以了。

10、附件：若是有附件的話，就把附件名稱填在這裡。在公文實務上我們常會用「如主旨」、「如說明」，等代替附件的名稱，其意思就是，請對方自己看主旨或說明裡面的內容，就會知道附件是什麼，這樣的用法也不適合用在給上級單位的公文中，在考試的時候，請把完整的附件名稱填上來比較好，不要用如主旨、如說明的用法。

To be continued…