接下來的五個項目,「發文日期」、「發文字號」、「速別」、「密等及解密條件或保密期限」、「附件」,可以取每個項目開頭第一個字,編成像咒語一般的背誦口訣「發、發、速、密、附」(不是急急如律令,不要背錯了)。這五個項目,我通常都是以圖二-17,這樣的格式來排列,其中有三個重點:

1)兩個字寫一格。

2)字要貼齊格子的下緣,看起來比較整齊。

3)附件與主旨之間要空一列,讓篇幅不會顯的太壅擠,如下圖二-17

圖二-17
圖2-17.jpg  

6、發文日期:此項沒有什麼可以爭議的,就依照圖二-17寫上相同字樣即可。有的考生會問,是不是該寫上考試當天的日期,依版主的經驗,沒有這個必要。萬一寫錯反而懊惱,請使用萬用符號○○來代替日期即可,無須畫蛇添足。

 

7、發文字號:這部份也請依照圖二-17的樣式來寫就可以了,至於有些考生會苛求,寫上正確的發文字號,例如:內政部,內授中辦地字;法務部,法令字……,就連發文的編號,也想要填上正確的位數,依版主的經驗,這些都沒有必要,光是內政部裡,不同單位的發文號都不同,你也記不住那麼多的發文號,所以比較恰當的方法,是讓此項跟上面發文日期的長度對齊,這樣看起來畫面比較整齊,與其去求發文字號的正確性,不如讓畫面美觀整齊來的恰當。

   

8、速別:依文書處理手冊上的規定,公文速別分成三種,「最速件」、「速件」、「普通件」,普通件不必填寫速別。此欄位代表的意思,是希望對方辦理此件公文的速度,原則上你可以任意填上你希望的速度,不過若是下級單位給上級單位的文,依慣例還是不要填上最速件和速件,原因是下級不宜指揮上級辦理的速度,以免有違行政倫理。在考試的時候若是上級給下級的題目,我習慣寫「最速件」,供大家參考看看。

 

9、密等及解密條件或保密期限:依文書處理手冊上的規定,密等分成「絕對機密」、「極機密」、「機密」、「密」等四種,如非密件,則不必填寫任何字樣,保持空白即可。一般考試不用填寫維持本欄位空白就可以了。

 

10、附件:若是有附件的話,就把附件名稱填在這裡。在公文實務上我們常會用「如主旨」、「如說明」,等代替附件的名稱,其意思就是,請對方自己看主旨或說明裡面的內容,就會知道附件是什麼,這樣的用法也不適合用在給上級單位的公文中,在考試的時候,請把完整的附件名稱填上來比較好,不要用如主旨、如說明的用法。

 

 


To be continued…

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