二、表頭區

 

我將公文的組成,分成以下幾個區塊:「表頭區」、「主旨區」、「說明區」、「辦法區」、「表尾區」。緊接著繼續就各區的內容一一解析:

表頭區,此區正常的話應該需要用掉12行,分佈如下圖:

圖二-1

圖2-1.jpg  


1、檔號與保存年限:這個項目是給受文機關的承辦人填寫的,發文的機關通常會將這個欄位的名稱先寫好,若是使用公文系統列印的公文,大多會將這兩個欄位預先列印出來,在考試的時候,在第1列右邊數過來第4或是第5格開始寫就可以了。

   聰明的朋友,看到這裡應該有發現,公文中有部分的字體會較大,有些則較小,在目前公文實務上,公文都是以電腦製作,因此公文中的字體,都有固定的大小規定,甚至連行與行之間的行距都有固定的寬度,(註:93526日行政院第2891次會議院長提示:請研考會統一各種文書之版面,包括字型、字體大小及行距等項,報核後頒行。)

   節錄目前公文字體大小規定說明:

*紙張大小及書寫方式:一律使用A4紙張直式橫書,附件用紙亦以A4紙張為原則。

*裝訂邊位置:文稿左側。

*版面邊界:上下左右各2.5公分 。

*字體大小及行距:

(一)機關全銜及函(稿)20號字。

(二)受文者、主旨、說明、辦法及內文均為16號字。

(三)發文日期、發文字號、速別、密等及解密條件或保密期限、正本、副本、抄本等均為12號字。

(四)檔號、保存年限及頁碼均為10號字。

(五)行距為25點。

(六)簽、稿第二頁如只有一字或一行,紙本可縮排成一頁。

*全形、半形之字形標準:

(一)分項標號:應另列縮格以全形書寫為一、二、三、……,()()()……,1、2、3、……,()()()……..;”()” 以半形為之。

(二)內文:

1、中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以全形為之。

2、阿拉伯數字、外文字母以及併同於外文中使用之標點符號應以半形為之。

    國家考試時是用手寫的公文函稿,無法像電腦製作般精準地設定字體的大小,因此建議只要粗略地區分成大、小兩種字體即可,大字一個字一格;小字兩個字一格。

 

 2、發文機關及文別名稱:簡單的說就是○○○○○函(書函、令通常考試都是考函這個公文格式),不過有二點要特別注意,第一就是要置中,也就是整個發文機關和文別名稱這幾個字,要放在這一列的中間;第二,萬一發文機關的名稱太長,超過14個字(例如:臺北市政府公教人員住宅輔建及福利互助委員會)勢必要寫到下一列,第二列的文字應該要如何排列呢?答案是:一樣置中。就如下圖所示就可以了。

圖二-2
圖2-2.jpg  

3、地址、聯絡方式:這部份版主習慣是從左邊數過來第8格開始寫,也就是整個版面的中間,這樣看起來畫面比較整齊美觀。如同下圖:

圖二-3
圖2-3.jpg  
至於「地址、聯絡方式」的寫法,在國考公文寫作時,還見過以下幾種格式:

圖二-4
圖2-4.jpg  
圖二-5
圖2-5.jpg  

圖二-6
圖2-6.jpg  


依個人經驗,我覺得考試時無論使用上述哪一種格式都無妨,只要能讓整個篇幅排列整齊美觀即可,此外為了表示本項目的字體略小,故,採用兩個字寫在同一格的方法表現,文字靠格子下緣貼齊,會讓整體看起來比較整齊。圖二-5的格式字數過多,會花費太多時間寫字;而圖二-6所使用的格式,會使表頭區篇幅過大,此兩種格式請斟酌使用。

    我有一個小小的經驗談,由於我的字寫的不漂亮又歪歪扭扭,所以在公文考試的時候比較吃虧,於是我想到了一個可以增加整齊度的方法,就是公文中需要畫○○○的地方很多,我畫的○很醜,又不圓,於是我買可以畫○的尺來使用,就像下圖所示的那種,一般文具店都有在賣,尺的售價蠻便宜的,一把尺大約10-20元左右吧,不要買太貴的尺(除非你想炫耀你的尺很貴),在這裡尺的價格與好用程度無關。

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To be continued…

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